Categories
Архивы/Archives
Архивы на платформе Microsoft SharePoint/Archives are on Microsoft SharePoint platform.
Description
Soft Xpansion International предлагает полный спектр работ по внедрению систем и решений на платформе Microsoft SharePoint.
Архив нормативно-справочных материалов - это автоматизированная система создания, согласования, публикации и структурированного хранения всех нормативно-справочных материалов компании.
Данная система позволяет значительно сократить время на создание, публикацию, поиск и обработку нормативных документов; повысить эффективность работы сотрудников; обеспечить безопасность и надежность хранения информации, а также разграничить права доступа к нормативным документам.
Возможности и преимущества:
- Ведение трехуровневой электронной базы результатов аудиторских проверок в разрезе: отчетов аудиторских проверок, наблюдений и рекомендаций аудита
- Процесс управления исполнением рекомендаций с возможностью каскадирования/делегирования
- Инструменты контроля и мониторинга исполнения рекомендаций аудита
- Подпроцесс отзыва рекомендации руководителем СВА (службы внутреннего аудита)
- Подпроцесс переноса срока выполнения рекомендации
- Подпроцесс смены ответственного директора и исполнителей
- Гибкое разграничение по правам доступа к информации в зависимости от роли и должности сотрудника, вида информации и состояния документа
- Гибкий поиск документов в хранилище по различным атрибутам. Возможность экспортировать результаты поиска в формат MS Excel
- Наличие системы регулярных напоминаний сотруднику в случае невыполнения задания в отведенные сроки, с возможностью отправки уведомления его руководителю
- Фиксирование всех действий с документом в истории документа
- Формирование различных отчетов о состоянии рекомендаций аудита как на текущий момент, так и по историческим данным на любую дату (включая графические отчеты)
- Сокращение времени на формирование, поиск и обработку рекомендаций аудита
- Повышение эффективности работы сотрудников заказчика
- Упрощение взаимодействия сотрудников различных подразделений заказчика в процессе работы с архивом рекомендаций
- Усиление контроля исполнительской дисциплины сотрудников
- Отслеживание состояний, сроков и хода исполнения рекомендаций
- Обеспечение безопасности и надежности хранения информации, разграничение доступа к информации
Архив судебных дел и юридических документов - это система электронного хранилища, позволяющая автоматизировать и систематизировать работу и хранение юридических документов и судебных дел.
Данная система позволяет значительно сократить время на создание, поиск, мониторинг и ведение всех судебных дел и юридических документов компании; повысить эффективность работы сотрудников; обеспечить безопасность и надежность хранения информации, а также разграничить права доступа к документам.
Возможности и преимущества:
- Ведение электронного реестра всех судебных дел и юридических документов компании
- Типовые карточки с атрибутивным наполнением в зависимости от типа дела (налоговые, земельные, административные, гражданско-правовые, хозяйственные, арбитражные)
- Электронное хранилище документов, сопутствующих судебным делам
- Мониторинг судебных дел на каждом этапе рассмотрения дела
- Автоматический контроль наличия/отсутствия минимального набора типовых (обязательных) документов, сопутствующих конкретному делу во время его прохождения по этапам
- Возможность нескольких итераций рассмотрения дела на каждом этапе, при этом в истории рассмотрения каждая итерация каждого этапа хранится отдельно, с возможностью просмотра информации и документов, относящихся к каждой итерации этапа рассмотрения
- Возможность объединения нескольких судебных дел в одно
- Гибкий поиск документов в хранилище по различным атрибутам. Возможность экспортировать результаты поиска в формат MS Excel
- Функционал контроля и мониторинга прохождения судебного дела по этапам. В случае отсутствия движения по делу в течение определенного времени система автоматически посылает уведомление-напоминание на электронную почту юристу, ведущему дело
- Формирование отчетов о состоянии судебных дел и юридических документов
- Разграничение по правам доступа к документам в зависимости от роли и должности сотрудника, типа документа и его состояния (этапа)
- Функционал двусторонних связей (ссылок) между различными документами
- Фиксирование всех действий с документом в истории документа
- Сокращение времени на создание, поиск и обработку судебных дел
- Повышение эффективности работы сотрудников заказчика
- Упрощение взаимодействия сотрудников различных подразделений заказчика в процессе работы с судебными делами и документами
- Усиление контроля исполнительской дисциплины сотрудников
- Отслеживание состояний, сроков и хода исполнения судебных дел
- Обеспечение безопасности и надежности хранения информации, разграничение доступа к судебным делам и документам
Архив нормативно-справочных материалов - это автоматизированная система создания, согласования, публикации и структурированного хранения всех нормативно-справочных материалов компании.
Данная система позволяет значительно сократить время на создание, публикацию, поиск и обработку нормативных документов; повысить эффективность работы сотрудников; обеспечить безопасность и надежность хранения информации, а также разграничить права доступа к нормативным документам.
Возможности и преимущества:
- Создание нормативно-справочных документов по шаблонам с автоматическим заполнением полей шаблона на основании информации, внесенной в электронную форму документа
- Многоуровневое хранилище нормативно-справочной документации. Возможность перемещения документов внутри хранилища
- Гибкое разграничение по правам доступа к документам в зависимости от роли и должности сотрудника, вида документа (публичный или не публичный), его типа и состояния
- Возможность хранения пакетов документов разных типов (Word, PDF, Excel, PowerPoint, Visio) в рамках одного нормативно-справочного документа
- Возможность публикации документов на портале организации после прохождения процесса согласования/утверждения
- Гибкий поиск документов в хранилище по различным атрибутам. Возможность экспортировать результаты поиска в формат MS Excel
- Функционал двусторонних связей (ссылок) между различными документами
- Система автоматического контроля за сроками актуальности документов. Возможность автоматических рассылок уведомлений и задач ответственным сотрудникам по окончании срока актуальности документа
- Автоматическое определение маршрута согласования/утверждения на основании информации о типе и авторе документа
- Наличие системы регулярных напоминаний сотруднику в случае невыполнения задания в отведенные сроки, с возможностью отправки уведомления его руководителю
- Возможность автоматического согласования/утверждения в случае отсутствия действий со стороны согласующего
- Автоматическое формирование листа согласования с возможностью сохранения или печати
- Возможность автоматического формирования отчетов о статусах согласования тех или иных документов и регулярной отправки таких отчетов руководителям
- Автоматическое формирование регистрационных номеров по заданным правилам
- Автоматическая публикация утвержденного документа в необходимой структуре архива НСД в зависимости от атрибутов документа
- Функционал контроля версий документов
- Фиксирование всех действий с документом в истории документа
- Сокращение времени на создание, поиск и обработку нормативных документов
- Повышение эффективности работы сотрудников заказчика
- Упрощение взаимодействия сотрудников различных подразделений заказчика в процессе работы с нормативными документами
- Усиление контроля исполнительской дисциплины сотрудников
- Обеспечение прозрачности бизнес-процессов
- Отслеживание состояний, сроков и хода исполнения нормативных документов
- Обеспечение безопасности и надежности хранения информации, разграничение доступа к нормативным документам
Архив скан-копий бухгалтерских документов
____________________________
The archive of standard and reference materials is an automated system for creating, coordinating, publishing and structured storage of all regulatory and reference materials of the company.
This system enables you to reduce the time of creating, publishing, searching and processing regulatory documents significantly, to improve the employees’ performance, to ensure security and reliability of information storage as well as to delimit the rights of access to regulatory documents.
Features and Advantages:
- Creation of standard and reference documents on templates with automatic filling of template fields on the basis of information entered in the electronic form of the document
- Multi-level repository of standard and reference documentation. Ability to move documents inside the repository
- Flexible demarcation of document access rights, depending on the role and position of the employee, the type of document (public or non-public), its type and status
- Ability to store packages of different types of documents (Word, PDF, Excel, Powerpoint, Visio) as a part of one standard and reference document
- Ability to publish documents on the organization portal after passing the coordination / validation process
- Flexible document search in the repository for various attributes. The ability to export search results to MS Excel
- Functionality of bilateral links between different documents
- System for automatic control over the expiry dates of documents. The ability to send notifications and tasks to responsible employees after the expiry date of the document automatically
- Automatic determination of the coordination / approval route based on the information about the document type and author
- Availability of a system of regular reminders to the employee in the case of non-fulfillment of the assignment within the allotted time, with the possibility of sending a notice to his supervisor
- The ability of automatic coordination / approval in the absence of action on the part of the negotiator
- Automatic forming of the approval page with the possibility of saving or printing
- The ability of automatic generating reports on the coordination status of certain documents and of regular sending such reports to managers
- Automatic generation of registration numbers according to specified rules
- Automatic publication of an approved document in the required structure of the archive of standard and reference documents, depending on the attributes of the document
- Functionality of version control of documents
- Fixing all actions with the document in the document history
- Reduction of time for creating, searching and processing regulatory documents
- Increase the efficiency of the customer's employees
- Simplified interaction of employees of various customer departments in the process of working with regulatory documents
- Strengthening control of employee performance
- Ensuring transparency of business processes
- Tracking status, timing and progress of regulatory documents
- Ensuring the security and reliability of information storage and delimiting the access to regulatory documents
The archive of court cases and legal documents is a system of electronic storage that allows to automate and to systematize working with the legal documents and court cases and storing them.
This system enables you to reduce the time for creating, searching, monitoring and managing all court cases and legal documents of the company significantly, to improve the employee performance, to ensure the security and the reliability of information storage, as well as to delimit the rights of access to documents.
Features and Advantages:
- Maintenance of an electronic register of all court cases and legal documents of the company
- Typical cards with attributive content depending on the type of case (tax, land, administrative, civil, economic, arbitration)
- Electronic repository of documents accompanying court cases
- Monitoring of court cases at each stage of case hearing
- Automatic control of the presence / absence of a minimum set of standard mandatory) documents accompanying a particular case during its passage through the stages
- The possibility of several iterations of the case hearing at each stage, while in the review history, each iteration of each stage is stored separately, with the possibility to view information and documents pertaining to each iteration of the case hearing phase
- The possibility of combining several court cases into one
- Flexible search of documents in the repository according to various attributes. The ability to export search results to MS Excel
- Functionality of controlling and monitoring progress of a case through the stages. In the absence of progress of case for a certain time, the system automatically sends a notification (reminder) via e-mail to the lawyer processing the case
- Formation of reports on the state of court cases and legal documents
- Differentiation of document access rights, depending on the role and position of the employee, the type of document and its status (phase)
- Functionality of bilateral links between different documents
- Recording all actions with the document in the history of the document
- Reduction of the time for creating, searching and processing the court cases
- Increasing the efficiency of the customer's employees
- Simplifying the interaction of employees of various customer departments in the process of dealing with court cases and documents
- Strengthening the control of employee performance
- Tracking the status, timing and progress of court cases
- Ensuring the security and reliability of information storage, delineation of access to court cases and documents
The internal audit recommendations archive is an automated system for creating, registering, implementing and monitoring recommendations made as the result of auditing.
This system enables you to reduce the time for forming, searching and processing audit recommendations significantly, to improve the employee performance to simplify the interaction of employees in different departments, to ensure the security and reliability of information storage, as well as to delimit the access rights to audit recommendations.
Features and Advantages:
Competitive products
