Заказчик — компания: АК «АЛРОСА», ОАО Заказчик — город: Москва Заказчик — регион: Москва Заказчик — отрасль: Добывающая промышленность Проект — стадия проекта: завершен Проект — тип внедрения: внедрение партнера Проект — пользователи: 6000 Проект — партнер: ТИМЛИС Консалтинг, ООО Docsvision Certified Software & Service Partner Проект — дата начала: июль 2010 Проект — дата окончания: июнь 2016 Версия Docsvision: 5.4 Проект — разрешено к публикации Распределенное решение Год завершения проекта: 2016 Краткое описание — Характеристика организации: «АЛРОСА» — лидер алмазодобывающей отрасли мира, российская государственная горнорудная компания, нацеленная на комплексное решение приоритетных национальных задач по освоению природных ресурсов. Девять стран, десять регионов России – такова география группы АЛРОСА. АЛРОСА добывает 99% всех алмазов Российской Федерации. АЛРОСА ведет добычу в Республике Саха (Якутия) и Архангельской области, разрабатывая 9 кимберлитовых трубок и 13 россыпных месторождений. Стратегия развития АЛРОСА предусматривает концентрацию на профильном бизнесе и рост добычи алмазного сырья до более 40 млн карат к 2020 году. Технологическая база производства компании основана на лучших мировых достижениях науки и техники и уникальном техническом опыте работы в суровых климатических условиях севера России. Краткое описание — Характеристика решения: Система, которая стабильно работает уже 5 лет и объединяет порядка 5000 сотрудников на нескольких территориальных площадках, стала неотъемлемой частью ИТ-инфраструктуры предприятия. Проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы Docsvision. Основными задачами при внедрении СЭД Docsvision в АК АЛРОСА была автоматизация канцелярии, работа с организационно-распорядительной документацией (регистрация, согласования, исполнение и контроль); контроль исполнительской дисциплины, создание электронного архива, отправка корреспонденции из СЭД, межфилиальное/межсерверное взаимодействие. Предпосылки внедрения Перед компанией стояли задачи автоматизации базового делопроизводства: «канцелярии» и работы с организационно-распорядительной документацией, усиление контроля исполнительской дисциплины, обеспечение электронного архива и отправки корреспонденции из СЭД, поддержка межфилиального/межсерверного взаимодействия. В 2010 году компания приняла решение о смене текущей системы «БОСС-Референт» и выбрала платформу российской разработки Docsvision. На начальном этапе внедрения было решено сформировать собственную проектную команду из специалистов компании «АЛРОСА» и специалистов компании «ТИМЛИС-консалтинг» (Москва, партнер Docsvision), которая тогда вела на аутсорсинге общесистемное и прикладное ПО в АК «АЛРОСА». Решение Функционал решения построен на стандартных возможностях системы Docsvision – это была исходная принципиальная установка заказчика, как и желание в минимальной степени кастомизировать стандартный функционал. Вся необходимая кастомизация выполнена на основе базовых объектов платформы - средствами, предусмотренными для этого вендором, что обеспечивает совместимость со следующими версиями Docsvision. Сегодня в справочнике сотрудников «АЛРОСА» 6000 пользователей. За месяц осуществляется около 4500 уникальных подключений к СЭД, в пиковое время – 1200 одновременных. Ежедневно создаётся 2900 документов, 2300 согласований и 8100 заданий. Через модуль межфилиального обмена передаётся порядка 500-900 карточек системы. Размеры баз данных сегодня 2,1 ТБайт в Мирном и 0,4 ТБайт в Москве. В связи с необходимостью объединить системой электронного документооборота более 2-х площадок, уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, уйти от кастомных карточек на штатный функционал и не отставать от развития платформы в 2016 году компания в полном объёме перешла на новейшую версию Docsvision 5.4. Процесс был реализован поэтапно, с доработками функционала платформы со стороны вендора и устранением нюансов, неизбежно возникающих в масштабных ИТ-проектах. Текущее состояние проекта позволяет планировать тиражирование решения на дочерние зависимые общества в 2017-2018 годах. Рис. 1. Архитектура решения Docsvision в «АЛРОСА» В рамках проекта платформа продемонстрировала готовность к повышенным нагрузкам и обеспечила реализацию всех ключевых требований, предъявляемых к СЭД со стороны крупного современного холдинга. Чибисов Дмитрий, начальник управления информационных технологий и связи АК «АЛРОСА»: «Сегодня в планах по развитию СЭД у «АЛРОСА» - обеспечение мобильным доступом к системе руководителей всех функциональных уровней на базе Лёгкого и Почтового клиентов Docsvision, а в ближайших планах - применение усиленной квалифицированной электронной подписи для дальнейшего внутреннего документооборота компании и обмена с внешними организациями. Кроме того, запланирована разработка и внедрение электронного архива на базе Docsvision для всего массива документов компании и полномасштабное внедрение СЭД в 4 дочерних и зависимых обществах Компании. С 2017 года в единый контур СЭД Группы компаний «АЛРОСА» будут включены более 10 обществ с тиражированием решения» Полное интервью с Дмитрием о проекте можно прочитать на портале TAdviser в рамках обзора по рынку СЭД/ECM.

Росэнергобанк внедрит электронный документооборот на базе Docsvision 12 декабря 2016 ИТ-компания «Диджитал Дизайн» и Росэнергобанк будут работать над совместным проектом по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) в банке на базе российской платформы Docsvision 5. Старт проекта запланирован на начало 2017 года. СЭД автоматизирует ряд важнейших процессов документооборота Росэнергобанка и будет интегрирована с внутренними информационными системами заказчика. Росэнергобанк нацелен сократить объемы бумажного документооборота и перевести работу с документами в электронный вид. Компании необходимо автоматизировать канцелярский, внутренний, договорной, организационно-распорядительный и кадровый документооборот. Функциональность системы позволит повысить контроль исполнительской дисциплины и усовершенствовать процесс согласования платежных документов и актов. Для выполнения задач Росэнергобанка была выбрана компания «Диджитал Дизайн», предложившая комплексное решение по автоматизации на базе современной платформы Docsvision 5. Это мощный продукт одного из лидеров рынка СЭД, отличающийся удобством использования, широкой функциональностью, гибкостью настроек, возможностями развития и интеграции с внешними системами заказчика. Для решения поставленных задач компания «Диджитал Дизайн» произведет индивидуальную настройку СЭД. Так, в соответствии с ролью того или иного сотрудника в процессах документооборота и необходимой для него функциональности будет настроено автоматизированное рабочее место пользователя– «Навигатор Docsvision». Пользователям системы будут доступны модули «Легкий клиент Docsvision», обеспечивающий работу в системе из браузера с компьютера или мобильного устройства, а также «Почтовый клиент» для согласования документов и исполнения заданий посредством электронной почты. Будет реализована настройка справочников (например, сотрудников, контрагентов и т.п.) для предоставления структурированных данных, а также организация электронного архива, обеспечивающего хранение документов в СЭД с функциями быстрого поиска и разграничением прав доступа пользователей к ним. СЭД будет интегрирована с учетной системой Росэнергобанка 1С в части обновления сведений о структуре компании и сотрудниках, службой ActiveDirectory для использования пользовательских учетных записей, сервисом корпоративной электронной почты, поддерживающим рассылку уведомлений с автоматическим формированием текста сообщения на основании данных изсистемы. Переход на электронный документооборот и автоматизация всех необходимых процессов позволит заказчику сократить время согласования документов между подразделениями, повысить оперативность внешнего документооборота с контрагентами за счет перевода их в электронный вид и сделает контроль максимально прозрачным и эффективным. Все необходимые механизмы защиты информации также будут реализованы в СЭД. Специалисты компании «Диджитал Дизайн» проведут обучение ключевых пользователей системы и технических специалистов. Предполагается, что СЭД будут использовать большинство сотрудников Росэнергобанка. Проект завершат осенью следующего года. В продолжение сотрудничества «Диджитал Дизайн» и Росэнергобанка планируется дальнейшее развитие СЭД в части внедрения мобильного рабочего места «АРМ руководителя» для руководства банка и удобства его работы в системе с мобильных устройств.

Заказчик — компания: Высший Арбитражный Суд Российской Федерации Заказчик — город: Москва Заказчик — регион: Москва Заказчик — отрасль: Государственное управление Заказчик — тип предприятия: ФОГВ Проект — стадия проекта: развитие Проект — тип внедрения: внедрение партнера Проект — лицензии: 300 Проект — пользователи: 300 Проект — партнер: Digital Design Docsvision Certified Solution Partner Gold Проект — дата начала: 02.05.2006 Проект — дата окончания: 2008 Проект — разрешено к публикации Год завершения проекта: 2008 Краткое описание — Характеристика организации: Высший судебный орган по разрешению экономических споров и иных дел, рассматриваемых арбитражными судами, осуществляет в предусмотренных федеральным законом процессуальных формах судебный надзор за их деятельностью и дает разъяснения по вопросам судебной практики. http://www.arbitr.ru/ Краткое описание — Характеристика решения: Проект является продолжением работ по созданию концепции автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) для системы арбитражных судов Российской Федерации, включая Высший Арбитражный Суд РФ. Решение предназначено для автоматизации управленческих регламентов по итогам открытого конкурса. Внедрение системы проходило в 3 этапа. На первом этапе автоматизированы регламенты регистрации, исполнения поручений, прохождения приказов и распоряжений на уровне руководства ВАС, на втором этапе автоматизация процессов обработки документов произведена на уровне структурных подразделений. В рамках третьего этапа автоматизированы процессы доведения поручений до уровня конечных исполнителей, а также регламент подготовки внутренних/исходящих документов по исполнению поручений/распорядительных документов, поступающих в структурные подразделения. В ходе выполнения работ осуществлен перенос документов из унаследованных систем, а также поставлен процесс потокового ввода документов. Версия: 3.5 Количество пользователей: 300 человек. Тип решения: разработанное для органов государственной власти решение на базе платформы Docsvision.

Автоматизация процессов согласования договорной документации, обработки заявок и первичной документации на базе платформы Docsvision 5. Предметная область - ECM-системы Заказчик - ООО "СТД "Петрович" Руководитель проекта со стороны заказчика - Матвеев Андрей Сергеевич ИТ-поставщик - ЗАО «ДИДЖИТАЛ ДИЗАЙН» Сроки выполнения проекта - Июль, 2015 — Февраль, 2016 Масштаб проекта 1000 человеко-часов 400 автоматизированных рабочих мест Цели проекта - Повышение эффективности работы сотрудников за счет: - сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования и исполнения договоров; - обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; - уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; - перенос в СЭД процессов размещения, согласования и исполнения заявок в отделы маркетинга и мерчендайзинга, ИТ-службы, юридического департамента, а также службы эксплуатации. Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы Для решения поставленных задач была выбрана система электронного документооборота на базе платформы Docsvision 5. В ходе внедрения СЭД осуществлена максимально плотная интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8. Направление/область и тип работ Управление основным производством Управление закупками (снабжением) Управление продажами (сбытом) Управление финансами и экономикой Управление трудовыми ресурсами Управление эффективностью и производительностью организации Управление документами Управление данными и их интеграция Приложения коммуникаций и совместной работы (почта, ПО для групповой работы и коммуникаций) Постановка и автоматизация процессов в области ИТ Важность проекта Поддерживающая ИС Возможность тиражируемости Да Масштабируемость Да Описание проекта Строительный торговый дом «Петрович» (ООО «СТД «Петрович») – российская компания, существующая с 1995 года и специализирующаяся на торговле строительными материалами и товарами для ремонта. В структуру СТД «Петрович» входит шестнадцать строительно-торговых центров на территории Санкт-Петербурга, Северо-Западного и Центрального федеральных округов, а также металлобаза и пять производственных площадок. Широкий ассортимент продукции для профессиональных строителей включает более 15 тысяч наименований. Документооборот в компаниях сферы ритейла такого уровня отличается особой масштабностью документопотока, большим количеством процессов работы с документами, типов документации, вовлеченностью множества сотрудников. С ростом сети «СТД «Петрович» и увеличением потока документов, появилась необходимость автоматизации документооборота для повышения эффективности работы сотрудников, задействованных в этом процессе. До начала проекта часть процессов документооборота ООО «СТД «Петрович» выполнялась в разных программах, а часть – не была автоматизирована полноценно, поэтому необходимо было решение, обеспечивающее удобную и эффективную работу с документами. К сотрудничеству был приглашен подрядчик – российская компания «Диджитал Дизайн», которая предложила решение задач заказчика путем внедрения СЭД на базе платформы Docsvision 5. В ходе внедрения СЭД было реализовано: 1. Полностью автоматизирован процесс согласования договоров, вариантов которых в «СТД «Петрович» – свыше 30 видов, каждый из них согласовывается по своему определенному маршруту. 2. Осуществлена максимально плотная интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8. 3. Автоматизирован процесс проверки и подписания первичной документации. 4. Обеспечена автоматизация блока заявок к специалистам ИТ-службы, юридического департамента, отделов маркетинга и мерчендайзинга, а также службе эксплуатации. Результаты проекта: 1. Ряд важнейших процессов документооборота был организован в едином прозрачном и удобном в использовании информационном пространстве. 2. Автоматизация согласования договоров позволила четко контролировать каждый этап процесса, сократить время прохождения документов и влияние человеческого фактора. 3. Интеграция интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8 существенно упростила и ускорила документооборот в части кадровой работы и взаимодействия с контрагентами. 4. Автоматизация процесса работы с первичной документацией обеспечила быстрое и комфортное взаимодействие головной организации и строительно-торговых центров в рамках обмена этими документами и их согласования. 5. Автоматизация блока заявок к специалистам различных департаментов, позволила сделать этот процесс четко организованным, логичным и контроллируемым для всех его участников. Уникальность проекта 1. Автоматизирован большой объем документооборота: свыше 30 видов договоров, каждый из которых согласуется по своему конкретному маршруту. 2. Реализована максимально плотная интеграция имеющимися системами 1С8 и СЭД. 3. Обеспечена высокая скорость работы со справочником «Контрагенты», несмотря на большое количество наименований в нем – свыше 350 000. Данные о контрагентах в справочнике были разложены по 2 веткам: физические и юридические лица, а также по алфавиту, было изменено ядро быстрого поиска. 4. К СЭД подключены сотрудники из всех подразделений «СТД «Петрович»: 16-ти строительно-торговых центров в разных регионах, а также металлобазы и 5 производственных площадок. География проекта СЭД используется во всех подразделениях ООО «СТД «Петрович», находящихся на территории Санкт-Петербурга, Северо-Западного и Центрального федеральных округов. Рекомендации по итогам внедрения Внедрение СЭД позволило достичь главной цели – создание инструмента, позволяющего повысить качество процессов документационного обеспечения деятельности предприятия, сделать удобным и корректным доступ к документам, ускорить управленческие процессы. В планах компании - дальнейшее развитие внедренной системы в части автоматизации новых бизнес-процессов.